Wie drei Monate OKR-Arbeit Bookwire verbessert haben

Bookwire verwendet Oboard erst seit drei Monaten, hat aber bereits hervorragende Ergebnisse erzielt. Für diese Fallstudie haben wir mit Claudia Nowak gesprochen — der Agile-Coach bei Bookwire, die direkt an der Einführung von OKR beteiligt war und einige einzigartige Einblicke in den OKR-Prozess hat.

Übrigens, wenn Sie an Fallstudien für Unternehmen interessiert sind, die Oboard schon eine Weile verwenden, schauen Sie sich die Breakwater- oder Vista-Fallstudie an!

Oboard: Also, was ist Bookwire?

Claudia: Unser Unternehmen Bookwire bietet ein leistungsstarkes Softwaretool für das digitale Publizieren in Europa, Lateinamerika und den USA. Mit dem „Bookwire OS“ verfügen wir über eine spezielle Plattform, die es unseren 150 engagierten Mitarbeitern in mehreren Ländern ermöglicht, das Leben unserer Kunden jeden Tag einfacher zu machen. Wir sind also doch kein großes und komplexes Unternehmen.

Oboard: Was ist deine Geschichte mit OKRs? War das der erste Versuch, oder hast du sie schon einmal ausprobiert?

Claudia: Wir nutzten JIRA und Confluence seit vier Jahren und OKRs etwa zwei Jahre, bevor wir anfingen, das OKR Board für JIRA zu nutzen, zunächst nur auf Managementebene. Nur Abteilungsleiter und Geschäftsführer arbeiteten aktiv an den OKRs. Sie bildeten eine Pilotgruppe, um die Vorteile der Methode zu bewerten.

Diese „globale Managementgruppe“ verwendete eine digitale Tabelle, um alle Ziele und Schlüsselergebnisse aufzuzeichnen, und traf sich einmal im Monat, um die Fortschritte zu überprüfen.

Mit der Umstellung auf das neue Tool (OKR Board for Jira — Editor) hofften wir, die Transparenz zu erhöhen und den Teams zu helfen, ebenfalls Teil des Prozesses zu werden. Die Zusammenarbeit ist jetzt viel einfacher und die Option, Zusammenhänge (Ausrichtung, Verantwortliche, verbundene Aufgaben) zu sehen, erhöht die Benutzerfreundlichkeit erheblich.

Oboard: Wenn du dein Unternehmen vor und nach der Einführung von OKRs vergleichen würdest, was wäre der bedeutendste Unterschied?

Claudia: Je mehr wir bewusst mit OKRs arbeiten, desto mehr Transparenz gewinnen wir über die Arbeit unserer Abteilungen. Auch wenn wir noch einiges an Arbeit vor uns haben, um uns radikal zu konzentrieren, ist zumindest die Vorstellung, was die Abteilungen tun, viel klarer geworden. Dieses tiefere Verständnis trieb den Drang an, den Erfolg unseres Unternehmens und unserer Abteilung noch transparenter und greifbarer zu definieren. Im nächsten Schritt hilft uns das, datengestützte Entscheidungen zu treffen und mehr darüber zu erfahren, wie wir uns gegenseitig unterstützen können.

Oboard: Wie strukturierst du deine OKRs?

Claudia: Alles in allem gibt es drei Ebenen: Unternehmen (=Unternehmensziele), Abteilung und Team, falls eine Abteilung aus Unterteams oder Projekten besteht.

(Falls Sie weitere Informationen dazu benötigen, erklärt der OKR Alignment Guide, wie Sie die jährlichen Unternehmensziele auf die operativen Ebenen aufschlüsseln können.)

Oboard: Was waren für Sie die größten Herausforderungen bei der Einführung von OKR?

Claudia: Als wir anfingen, unsere Ziele aufeinander abzustimmen und die OKR-Methode zu übernehmen, wurde uns klar, dass wir noch viel Arbeit vor uns hatten. Der Wechsel von einem festen „handgeschriebenen“ Dashboard zur Ausrichtungsansicht von OKR Board für JIRA zwang uns zu sehen, was uns fehlte. Unsere isolierten OKR-Inseln der einzelnen Abteilungen standen plötzlich gemeinsam in einer Liste. Es sah überwältigend und etwas unordentlich aus. Unsere OKRs waren nicht verknüpft und jeder hatte seine eigenen. Selbst die Verwendung der Filteroptionen hat uns diesbezüglich verunsichert.

Beispiele für Bookwire-OKRs. Quelle: Bookwire

Oboard: Welche Ratschläge würdest du anderen kleineren Unternehmen geben, die OKRs einführen?

Claudia: Ein OKR-Coach sagte mir einmal, dass weniger OKRs einen besseren Weg bieten, um sicherzustellen, dass eine Organisation wirklich ausgerichtet ist. Je mehr wir Ziele teilen und herausfinden, wie ihre Ergebnisse übereinstimmen, desto besser. Daher war ein wertvoller nächster Schritt, die Anzahl der OKRs insgesamt zu reduzieren (und damit ein sehr langes Quartalsmeeting mit mehr als 20 Teilnehmenden zu verkürzen). Anschließend konzentrierten wir uns auf einige gemeinsame Ziele und legten fest, wie sie zum Erfolg der jeweils anderen beitragen. Idealerweise können wir so smarter statt härter arbeiten.

Bookwire verwendet eine leicht angepasste klassische OKR-Struktur. Quelle: Bookwire

Oboard: Also weniger OKRs, aber mit mehr Überschneidungen zwischen den Abteilungen?

Claudia: Genau. Auch wenn beispielsweise ein Customer-Success-Team, ein Produktteam, Operations und Entwicklung unterschiedliche Aufgaben haben — sie arbeiten alle entlang derselben User Journey. Sie alle versuchen, einen zufriedenen Nutzer hervorzubringen, der seine Aufgabe erfolgreich erledigen kann. Ihr Ziel — der zufriedene Nutzer von Feature X — und ihre Schlüsselergebnisse (Nutzerinteraktion bei Feature X, weniger Bugs, Anrufe, Beschwerden über Feature X, NPS für Feature X) dienen demselben übergeordneten Ziel. Sie haben zwar separate Unterziele, um dieses Ziel zu erreichen, aber sie alle sollten das Ergebnis erreichen.

Oboard: Wie hilft dir OKR Board für Jira bei der Verwaltung von OKRs?

Claudia: OKR Board für JIRA ermöglicht nicht nur die Zuordnung eines Schlüsselergebnisses zu einer beliebigen Gruppe oder Einzelperson („geteilte OKRs“). Es kann auch visualisieren, wie Erfolg auf einer Ebene zur nächsten beiträgt. Wir können benutzerdefinierte Gewichtungen setzen und bei Bedarf Parent- und Child-Issues anlegen.

Bookwire nutzt aktiv OKR-Gewichtungen, um ihren Fortschritt besser nachzuverfolgen. Quelle: Bookwire

Claudia: Schließlich können die Verknüpfungen zwischen OKRs und Aufgaben in JIRA Aufschluss darüber geben, ob wir an unserer Kernstrategie arbeiten. In diesem Fall wird den meisten Aufgaben in einer Version ein OKR zugewiesen. Wenn nicht, sind wir wahrscheinlich in die Falle geraten, unsere Arbeit „für die Strategie“ von unserem „Tagesgeschäft“ zu trennen.

Oboard: Gibt es etwas, das wir in OKR Board für Jira implementieren oder überarbeiten sollen?

Claudia: Mehr Sichtbarkeit des Ablaufs eines OKR-Zyklus (OKR-Erstellung, Review, Retro usw.) wäre schön, ebenso wie eine Option, benutzerdefinierte Dashboards zu teilen.

Oboard: Bevor wir zum Schluss kommen: Gibt es etwas, das du unseren Leserinnen und Lesern empfehlen möchtest Gibt es eine Ressource oder ein Buch, das dir geholfen hat, OKRs besser zu verstehen?

Claudia: Allan Kelly hat kürzlich in seinem Blog geschrieben, dass OKRs als Strategie-Debugger dienen können. Sie können nachweisen, ob eine Strategie im gesamten Unternehmen verstanden und kohärent angewendet wird. Sie fördern den Dialog zwischen Führungskräften und Teams. In diesem Fall wird ein Dialog auf horizontaler Ebene zwischen den operativen Teams die Verbindungen innerhalb des OKR-Netzwerks weiter stärken.

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Zusammenfassend zeigt die Reise von Bookwire, wie die Einführung von OKRs Transparenz, Zusammenarbeit und die Fokussierung auf gemeinsame Ziele in einem mittelständischen Unternehmen fördern kann. Und jetzt, da OKR Board für Jira Bookwire dabei hilft, sein bereits hervorragendes OKR-System zu verwalten, ist der Himmel die Grenze — nach nur drei Monaten der vollständigen Einführung haben sie bereits tiefgreifende Auswirkungen gesehen. Und wir werden uns später mit ihnen in Verbindung setzen, um eine detailliertere Fallstudie zu erhalten.

OKR Board für Jira ist für Unternehmen mit zehn oder weniger Mitarbeitern in der Jira-Instanz kostenlos und für alle anderen sehr erschwinglich. Wenn Sie sehen möchten, was OKR Board für Jira für Sie leisten kann, vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo mit unserem Team und lassen Sie sich überraschen!