Do complexo ao claro: como a Vista atingiu a meta de transparência da empresa com o software Oboard OKR

“O Oboard era mais simples do que outras ferramentas de OKR e a integração automática com o Jira facilitou muito as coisas. Outras empresas conseguem integrar com o Jira, mas não é tão fácil.”

A Vista, empresa da Cimpress, é parceira de design e marketing de milhões de pequenas empresas em todo o mundo. Juntas, a VistaCreate, a 99designs by Vista e a VistaPrint representam uma solução completa de design, impressão e digital, elevando a presença das pequenas empresas em espaços físicos e digitais e impulsionando-as a alcançar o sucesso.

Eles também são um dos clientes mais ativos da Oboard, e suas contribuições sobre nossos novos recursos nos ajudam constantemente a crescer. Para este estudo de caso, conversamos com Walter Scotti, vice-presidente de Manufatura da UE, e Autumn Carulli, diretora de Planejamento Estratégico.

“A Vista é uma empresa única e inovadora com uma cultura empreendedora. Temos a oportunidade de trabalhar com colegas do mundo todo e apoiar pequenos empresários como seus parceiros de design e marketing. Nos esforçamos todos os dias para atender nossos clientes de novas maneiras que os ajudem a expandir seus negócios, e é muito emocionante ver as maneiras incrivelmente criativas com que nossos clientes dão vida aos seus designs com nossos produtos e serviços!”

Fundo

A Vista já conhece OKRs — eles implementaram a estrutura de OKRs há vários anos e lançaram inicialmente uma ferramenta chamada Workboard como seu sistema de gerenciamento de OKRs. Após usar a ferramenta em vários ciclos de OKRs, em 2022, a Vista teve a oportunidade de abordar alguns dos principais desafios na adoção e no engajamento de OKRs, o que os levou a começar a buscar alternativas.

“Os OKRs nos ajudam a comunicar as principais prioridades e permitem que os membros da equipe aloquem tempo e recursos adequadamente quando enfrentam restrições.”

Um dos desafios que buscavam resolver era a falta de um padrão unificado. Embora todas as equipes tivessem OKRs, algumas trabalhavam com uma cadência anual, outras com uma cadência trimestral. Além disso, as equipes utilizavam diferentes ferramentas fora do Workboard, incluindo Jira, Excel e outras, o que gerava um engajamento misto em toda a organização. Eventualmente, Autumn decidiu buscar alternativas e descobriu que várias equipes na Cimpress já utilizavam o Oboard. Como ele também atendia às necessidades da Vista, Autumn recomendou o Oboard para um teste.

“Após cerca de 6 meses de uso, recebemos um feedback muito positivo dos membros da equipe dizendo que eles gostaram da simplicidade do Oboard e da capacidade de vincular itens do Jira diretamente aos seus OKRs.”

Inicialmente, o Vista utilizava o Oboard apenas para os OKRs da empresa, mas posteriormente permitiu que os membros da equipe optassem por usá-lo, mantendo o Workboard como opção. Após o teste, eles decidiram descontinuar o Workboard e migrar para o Oboard por completo.

Tanto Walter quanto Autumn leram “Measure What Matters”, de John Doerr, e Autumn também lê artigos do instrutor de OKR Fillipe Castro. Isso lhes proporciona uma excelente compreensão da estrutura OKR, tornando sua abordagem OKR metódica e simplificada.

“O ritmo trimestral é crucial para definir o senso de urgência e a velocidade das ações. Grandes projetos precisarão ser divididos em subprojetos mais simples. Por outro lado, tarefas simples podem ser agregadas para gerar valor comercial significativo.”

Quando questionados sobre como exatamente os OKRs impactam seu fluxo de trabalho, Autumn e Walter concordaram em vários pontos importantes:

• OKR ajuda a definir prioridades claras e, ainda mais importante, a alinhar recursos e esforços em torno delas.
• Se implementados corretamente, os OKRs ajudarão os membros da equipe a entender o valor comercial das atividades que estão realizando e, portanto, estabelecerão um padrão elevado.
• Ter uma métrica clara para medir o progresso do KR é essencial

Desafios OKR do Vista

O Vista é muito dinâmico e, especialmente em Operações, há desafios diários que podem distrair os membros da equipe das prioridades de médio e longo prazo. Pessoas, incluindo gerentes e líderes, podem ser forçadas a se concentrar na variação diária dos KPIs em vez de observar a tendência. Os OKRs os ajudam a não perder o foco na estratégia de longo prazo e a garantir que as táticas para alcançá-la estejam incorporadas às atividades e prioridades diárias/semanais.

Segundo Autumn, o principal desafio era a necessidade de um mecanismo claro de execução da estratégia, e a Vista escolheu os OKRs como esse mecanismo. Isso permitiu:

• Conecte o trabalho que todos na organização estavam fazendo às principais prioridades do negócio;
• Ajudar as pessoas a resolver conflitos entre prioridades estratégicas e trabalho diário

Quando chegou a hora de realmente testar o OKR Board para Jira, Walter e Autumn admitiram que naquela época não foi uma experiência fácil.

“Francamente, quando adotamos o Oboard, o produto não estava maduro o suficiente, embora fosse mais simples/fácil de usar que o Workboard. O benefício crucial é a possibilidade de conectar o Oboard/OKRs com projetos e tickets do Jira, bem como com o Confluence”, disse Walter.

Dito isso, muita coisa mudou desde então. O Oboard adicionou recursos de administrador, relatórios do Confluence e simplificou bastante a experiência do usuário. Ainda estamos reescrevendo nossa Base de Conhecimento, mas isso também será concluído em breve.

No entanto, o Oboard conseguiu manter as coisas simples — e isso é importante. Porque, de acordo com Autumn, “o principal problema a ser resolvido era fazer com que as pessoas usassem a plataforma, desenvolvessem OKRs, tornassem-nos visíveis e transparentes e relatassem seu progresso. O Oboard era uma ferramenta simples para fazer isso acontecer e podia facilmente conectar-se a partir de onde muito trabalho já estava sendo feito (Jira)”.

Solução Oboard

Segundo Walter, o Vista é um usuário prolífico do Jira, utilizando quase todos os recursos disponíveis do sistema de gerenciamento de tarefas. Todas as funções na unidade de Venlo precisam ter todos os projetos e atividades em execução no Jira.

Como o OKR Board para Jira permite que os usuários integrem todas as etapas da estrutura de OKR ao Jira, o Vista otimizou significativamente seu processo de OKR. Uma vez definidos os OKRs, as equipes identificarão as principais iniciativas e as vincularão a KRs específicos no OKR Board. Para equipes que já trabalham no Jira, isso permite que o progresso do projeto Jira seja rastreado automaticamente no Oboard.

Autumn acrescenta que outra reclamação dos funcionários foi que o Workboard era complexo e tinha uma curva de aprendizado alta. Eles ainda desejam alguns recursos adicionais — e estamos trabalhando neles — mas, no geral, manter a simplicidade melhora o engajamento.

“Como o Oboard oferece a possibilidade de criar usuários e grupos, o líder de uma determinada função sempre pode filtrar os KRs de acordo com seu grupo e ter uma revisão de equipe em vez de uma revisão objetiva.”

Os OKRs do Vista exigem um alto grau de colaboração e são frequentemente compartilhados entre as funções, exigindo a contribuição de todos os departamentos. Portanto, não é incomum ver diferentes funções com KRs sob os mesmos objetivos.

Em relação aos OKRs de alto nível, Autumn esclarece: “Criamos áreas de trabalho para os principais OKRs da empresa, e as equipes também criaram suas próprias áreas de trabalho para OKRs específicos da equipe. Todos na empresa têm acesso ao Oboard, se desejarem, mas qualquer pessoa que trabalhe com os principais OKRs da empresa precisa usar e gerar relatórios via Oboard. Também codificamos de forma personalizada uma saída do Confluence a partir de APIs para todos os membros da equipe que precisam apenas de acesso de visualização aos OKRs. Acho que vi vocês adicionarem esse recurso para facilitar isso agora, o que é ótimo. Quero aprender mais e experimentar, porque levamos bastante tempo e esforço para fazer isso nós mesmos.”

Com essa configuração, os responsáveis ​​pelo KR precisam fornecer atualizações quinzenais no Oboard.

Os principais benefícios que o Oboard traz para o Vista

No geral, quando se trata dos benefícios que o OKR Board for Jira trouxe para sua empresa, Autumn os dividiu assim:

• Visão transparente do progresso
• Engajamento e atualizações ativas a cada duas semanas.
• Envolvimento de nível executivo e gerenciamento regular dos OKRs.
• Resolvendo bloqueios e dependências importantes em tempo real conforme eles surgem.

Conclusão

O Vista foi um caso de teste quase perfeito para o Oboard — a empresa tinha um conhecimento fundamental da estrutura de OKR e sempre soube exatamente o que precisava da nossa ferramenta. Então, no final, perguntamos o que eles considerariam o aspecto mais valioso do Oboard. Aqui estão as respostas:

• Integração com o Jira.
• Notificação automática para alinhamento e atualizações assíncronas.
• Filtragem KR por grupo, usuário e intervalos.
• Uma interface de usuário simples e compreensível
• Engajamento orgânico com a ferramenta.
• Simplicidade para conexões com o Jira.

Esperamos que nossas atualizações futuras tornem o OKR Board ainda melhor para o Vista, à medida que continuamos ouvindo seus comentários e desenvolvendo nossos aplicativos. Também discutiremos com eles oportunidades adicionais para materiais de treinamento — como eles estão comprometidos em usar o Oboard no futuro, suas contribuições serão inestimáveis ​​novamente!

Se você deseja repetir o sucesso do Vista e trazer transparência para sua organização, agende uma conversa com a Oboard e nós o guiaremos pelo pro your free trial of OKR Board for Jira and make use of our excellent onboarding.